ELSE-Prozesse abbrechen: Wann und wie?
Erfahren Sie, an welchen Stellen Sie einen ELSE-Prozess abbrechen können, wie Sie dabei vorgehen und welche Gründe einen Abbruch rechtfertigen.
An welchen Stellen kann ein ELSE-Prozess abgebrochen werden?
Sie können einen Einstellungsprozess an folgenden Stellen abbrechen:
- In der Aufgabe "Einstellungsunterlagen versenden", falls die Hilfskraft den Arbeitsvertrag nicht unterschreibt
- Bei der Mittelfreigabe oder der zentralen Finanzierungsprüfung, falls die Finanzierung nicht passt und sich auch keine Alternative finden lässt
- In der Aufgabe "Vetorecht ausüben" durch das (Pro-)Dekanat / die Leitung der Einrichtung
- Durch Personalsachbearbeiter:innen im Dezernat 2
- Über den Reiter "Meine Prozesse"
1. Abbruch beim Versenden der Einstellungsunterlagen
- Öffnen Sie die Aufgabe "Einstellungsunterlagen versenden" in Ihrer ELSE-Inbox.
- Im Pop-Up-Fenster die Frage "Hat die SHK den Arbeitsvertrag unterschrieben?" mit "Nein" beantworten.
- Auf Schaltfläche "Daten senden" klicken.
- Bestätigen Sie die Warnmeldung mit "Weiter".
2. Abbruch in der Mittelfreigabe
- Öffnen Sie die Aufgabe "Mittelfreigabe" in Ihrer ELSE-Inbox.
- Im Pop-Up-Fenster in der Spalte "Mittelfreigabe" das Dropdown-Feld auf "Nein" stellen. Hinweis
- Auf Schaltfläche "Daten senden" klicken.
- Bestätigen Sie die Warnmeldung mit "Weiter".
3. Abbruch beim Ausüben von Vetorecht
- Öffnen Sie die Aufgabe "Vetorecht ausüben" in Ihrer ELSE-Inbox.
- Im Pop-Up-Fenster die Auswahl bei "Veto gegen Einstellung einlegen" auf "Ja" stellen
- Feld "Begründung für Veto" eine kurze Begründung eingeben. Dieser Text wird per E-Mail an alle Prozessbeteiligten versendet.
- Auf Schaltfläche "Daten senden" klicken.
- Bestätigen Sie die Warnmeldung mit "Weiter".
4. Abbruch durch Personalsachbearbeiter:innen
Personalsachbearbeiter:innen können jederzeit Prozesse abbrechen. Dazu muss die Prozessnummer mitgeteilt werden.
Prozesse werden vom Dezernat Personal auch abgebrochen, wenn beispielsweise
- der Antrag zu spät gestellt wird (ohne Begründung),
- die Antragsunterlagen (Papier) nicht rechtzeitig im Dezernat eingehen,
- Prozessschritte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden,
- die zukünftige SHK keinen Studierendenstatus nachweisen kann,
- die zukünftige Hilfskraft die maximal zulässige wöchentliche Arbeitszeit überschreitet (üblicherweise sind nur maximal 19 Std/Woche in Summe erlaubt).
5. Abbruch über "Meine Prozesse"
Verwenden Sie diesen Abbruchweg nur dann, wenn sich keine der anderen Methoden verwenden lässt. Diese Variante ist nur möglich für Personen, die ein Aufgabe in diesem Einstellungsprozess ausgeführt haben.
- Wechseln Sie in den Reiter "Meine Prozesse".
- Markieren Sie die Zeile des abzubrechenden Prozesses.
- Klicken Sie auf "Details", um die Aufgaben-Ansicht zu öffnen.
- Markieren Sie eine beliebige Aufgaben-Zeile.
- Klicken Sie auf den Knopf "Zurückziehen" (oben links)
Was sind keine Abbruchgründe?
Nicht jeder Fehler oder Änderungswunsch rechtfertigt einen Abbruch. Kein Abbruch ist nötig, wenn:
- Die Finanzierung soll geändert werden. Die Finanzierung lässt sich im Schritt "Mittelfreigabe" ändern. Ist das nicht mehr möglich, kontaktieren Sie Dezernat Personal / Sachbearbeiter:in für "Prüfung Haushalt/Drittmittel".
- Die Tätigkeitsbeschreibung, oder die Anschrift der Hilfskraft im Vertrag stimmt nicht, aber die Aufgabe "Einstellungsunterlagen drucken" ist noch offen. Ändern Sie die Tätigkeitsbeschreibung / Adresse im Formular und drucken Sie erneut.
- Die Wochenstundenzahl falsch ist. Lassen Sie diesen Prozess zu Ende laufen. Stellen Sie einen Änderungsantrag zum Vertrag.
- Im Personalbogen Fehler sind. Die Hilfskraft kann den Personalbogen nach dem Druck handschriftlich korrigieren. Eine Unterschrift neben der Korrektur ist erforderlich.
- Die Hilfskraft ihre Daten nach drei Tagen noch nicht eingegeben hat. Der Link hat kein Ablaufdatum.
- Der Anmeldelink für die Hilfskraft funktioniert nicht. Lassen Sie sich vom ERP Support helfen.
Was passiert nach dem Abbruch?
Alle bisher am Prozess Beteiligten erhalten eine E-Mail über den Prozessabbruch. Wichtig: Brechen Sie Prozesse, die nicht erfolgreich abgeschlossen werden können, zeitnah ab.
Weitere Hinweise
- Nutzen Sie die Abbruchfunktion verantwortungsvoll und nur, wenn der Prozess tatsächlich nicht fortgeführt werden kann.
- Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an das Sachgebiet 2.4 oder den ERP-Support (else@tu-dresden.de).