Konfiguration und Einrichten der Nextcloud App

Die Desktop-App wird von den Entwicklern der Nextcloud kostenfrei angeboten und kann von der offiziellen Webseite bezogen werden.
 

1. Beim ersten Start der Software muss zunächst ein Anmeldeverfahren am ZIH-Datashare-Server durchgeführt werden.
    

   

2. Dazu ist als Serveradresse „https://datashare.tu-dresden.de“ zu verwenden.

   

3. Bevor die Verbindung aufgebaut werden kann, muss der entsprechende Zugriff gewährt werden.
    

   

4. Anschließend fragt die Software nach dem <ZIH-Login> (kleingeschrieben, ohne Zusatz "@tu-dresden.de" etc.) und dem dazugehörigen Passwort.
    

   

5. Unter "Lokaler Ordner" wird der Laufwerkspfad des Ordners ausgewählt, welcher mit dem ZIH-Datashare synchronisiert werden soll.

   

6. Zusätzlich kann eine Auswahl erfolgen, welche Daten (mit oder ohne Bestätigung) synchronisiert werden sollen.
    

   

7. Nachdem der Ordner erfolgreich mit dem ZIH-Datashare verbunden wurde, wird dieser das erste Mal synchronisiert.
    

   

Nutzung der Desktop App

Der Status der Desktop App findet sich als kleines Symbol in der Menüleiste des jeweiligen Betriebssystems. Ein Klick darauf zeigt den aktuellen Status der Synchronisation. Alle in der ZIH-Datashare gespeicherten Dateien können auch offline gespeichert, über den Finder geteilt und für andere ZIH-Accounts freigegeben oder gelöscht werden.

Mit einem Klick auf den Kontonamen oben links im Programmfenster ist es möglich das aktive Konto abzumelden, weitere Konten hinzuzufügen oder Konten zu löschen.

Ein Klick auf "Einstellungen" führt zur aktuellen Übersicht über den Status der Synchronisation und der Speicherkapazität. Über den Button "Ordner-Synchronisierung hinzufügen" können weitere zu synchronisierende Ordner erstellt werden. Dabei kann ausgewählt werden, welche Unterordner synchronisiert werden sollen. 

Auf diese Weise ist es möglich, Daten des Onlinespeichers an unterschiedlichen Orten auf der Festplatte gesplittet zur Verfügung zu stellen. Dabei kann ausgewählt werden, welche Unterordner synchronisiert werden sollen. 

Für langsamere Netzwerkanbindungen kann sich dabei die Begrenzung der Up- und Downloadbandbreite als nützlich erweisen, um nicht zu viel Datenverkehr zu erzeugen. 

Dateiansicht 

Die Dateiansicht erfolgt über den Finder, unter dem Pfad  Macintosh HD > Benutzer:innen > 'Benutzername' > Nextcloud, sofern nicht während der Kontoanmeldung geändert.

Über das Ordnersymbol oben rechts in der Programmoberfläche können Sie alternativ direkt zum Datashare-Ordner springen. Der Button rechts daneben öffnet ein Drop-down-Menü, welches Sie direkt zum "Onlinespeicher" führt (Auswahl: "Dateien"), beziehungsweise zur Aktivitäten-Historie des Onlinespeichers (Auswahl: "Aktivität"). 

Anlegen und Hochladen von Dateien

Dateien oder Ordner, die in das verknüpfte Verzeichnis kopiert wurden, werden automatisch mit dem ZIH-Datashare synchronisiert und entsprechend mit zwei blauen Pfeilen markiert. Auch die Aktionen "Ausschneiden" und "Löschen" funktionieren wie gewohnt.

Ist die Synchronisation abgeschlossen, kommt folgende Symbolik zum Tragen:

1. Eine Wolke bedeutet, dass die Datei oder der Ordner virtuell verfügbar ist, also kein physischer Speicherplatz auf der Festplatte verbraucht wird. Die Dateien werden erst beim Verwenden heruntergeladen. Alternativ kann über die Aktion "Maus-Rechtsklick" ► "Nextcloud" ► "Im Browser öffnen" die Datei online geöffnet werden.

2. Ein grüner Haken (✓) bedeutet dabei, dass die Datei oder der Ordner auch lokal gespeichert ist. Dies ist von Vorteil, wenn offline gearbeitet werden soll.
    

Dateigrößen

Datashare erlaubt den Upload von Dateien bis 30 GByte. Das Zeitlimit für das Hochladen einer Datei liegt bei 10 Stunden. Allerdings werden auch vom Betriebssystem Limits gesetzt. So können Sie z.B. mit 32Bit-Betriebssystemen keine Dateien größer als 2 GB verwalten.

Löschen und Wiederherstellen von Dateien

Das Löschen von Dateien erfolgt im Finder wie gewohnt über "Maus-Rechtsklick" ► "In den Papierkorb legen", oder über die Tastenkombination "[cmd] + [Backspace]".  Gelöschte Dateien werden in den Papierkorb des Rechners, sowie des Onlinespeichers verschoben. Über die Option "Gelöschte Dateien" unten auf der linken Bildschirmseite im Browser kann darauf zugegriffen und gelöschte Inhalte wieder hergestellt werden.

Dateien werden für maximal 30 Tage und bis maximal zur halben Quota des Nutzers im Papierkorb gehalten und bei Überschreitung eines der Limits endgültig gelöscht.

Teilen von Dateien oder Ordnern (auch passwortgeschützt)

Eine weitere wichtige Funktionalität von Datashare ist das Teilen von Dateien oder Ordnern mit anderen Personen. Sie können Dateien/Ordner mit einzelnen TUD-Angehörigen oder externen Nutzer:innen, aber auch mit einer Gruppe teilen und per Passwort schützen.

Mit einem Mausklick-Rechts auf die Datei, oder den Ordner, und anschließend "Nextcloud" ► "Freigabeoptionen", erscheint ein Menü, in dem stufenweise die Freigabe eingerichtet werden kann.

Die Person sieht die Freigabe dann im Ordner "Shared". Eigens geteilte Inhalte können online im Browser unter dem Menüpunkt "Freigaben" auf der linken Bildschirmseite eingesehen werden.

1. Im ersten verfügbaren Feld kann der Vor- und/oder Familienname oder die Mail-Adresse einer/eines TUD-Angehörigen eingegeben werden, mit der/dem die Datei geteilt werden soll.
    

   

2. Freigabeoptionen: Diese können über die drei Punkte neben den Namen der im Schritt 1 hinzugefügten Personen verwaltet werden. Es kann ausgewählt werden, ob die Person Dateien nur ansehen kann, sowie selber hochladen und/oder bearbeiten darf. Die Freigabe kann hier ebenso wieder aufgehoben, oder mit einem Passwortschutz oder einer Notiz versehen werden (Achtung: Manche Funktionen sind nur für Ordner, manche nur für Dateien freigegeben)

3. In manchen Fällen ist eine zeitliche Beschränkung der Freigabe sinnvoll - für diesen Zweck können Sie hier auch ein Ablaufdatum setzen.

   

Teilen mit nicht-TUD-Angehörigen:

Falls die Zielperson kein/e Angehörige/r der TU-Dresden ist, kann die Freigabe über die Funktion "Link teilen" in den Freigabeoptionen erfolgen. Der Link kann dann über diverse Wege (z.B.: E-Mail) an die betreffende Person verschickt werden.

Einen Sonderfall stellt das Hochladen (Upload) von Dateien durch externe Personen (keine Angehörigen der TU Dresden) dar. Da Externe keinen ZIH-Login besitzen, erfolgt der Austausch/Upload über einen Ordner eines TUD-Nutzers bzw. Nutzerin. Diese TUD-Nutzer:innen sind damit auch rechtlich für die Daten der externen Personen verantwortlich.

Um eine Upload-Freigabe zu erstellen, sollte ein neuer Ordner angelegt werden. Bei den Freigabeoptionen für diesen Ordner (siehe Kapitel Teilen von Dateien oder Ordnern), erscheint eine weitere Option "Hochladen und Bearbeiten erlauben". Diese Funktion sollte nicht ohne Passwortschutz verwendet werden und das Passwort nicht auf demselben Weg wie der Link mitgeteilt werden (z.B. Mail für den Link, Telefon für das Passwort).

Klickt der/die andere Nutzer/in auf den Link, wird er/sie zunächst nach dem Passwort gefragt:

Im Anschluss erscheint der Inhalt des freigegebenen Datashare-Ordners mit der Möglichkeit in diesem Bereich bereits vorhandene Dateien herunterzuladen oder hochzuladen. 

Konflikte beim gleichzeitigen Bearbeiten von Dateien

Datashare ist nicht zum gleichzeitigen Bearbeiten von Dateien optimiert - dazu sollten Sie lieber den ZIH-Dienst Sharepoint benutzen.

Zwei Klienten (z.B. Laptop und PC oder zwei verschiedene Nutzer in einem gemeinsam genutzten Verzeichnis) synchronisieren Dateien über Datashare. Dann ändern die/der Nutzer gleichzeitig dieselbe Datei auf ihrem lokalen System.
Der erste Klient synchronisiert seine geänderte Datei anschließend mit dem Datashare-Server. Wenn der zweite Klient jetzt auch synchronisieren will, bemerkt er, dass die Datei auf dem Server nicht mehr die ursprüngliche Datei ist, die er vor der Änderung synchronisiert hatte. Deshalb legt er auf dem Server eine sogenannte Konflikt-Datei an: 'Dateiname_conflict-Datum' Diese Datei sieht nur der zweite Klient. Für die Auflösung des Konfliktes (z.B. Einfügung der Änderungen der zweiten in die erste Version der Datei) sind die Nutzer zuständig.