Allgemeines zur Weiterleitung von Aufgaben

Bestimmte Aufgaben, die in SAP-Workflows wie ELSE, Urlaubsmanagement oder SRM erstellt werden, können an Vertreter:innen weitergeleitet werden. Ausnahmen hiervon sind:

• ELSE-Mittelfreigaben für Kostenstellen und Projekte
• SRM-Genehmigungen der 1. Stufe

Für diese Ausnahmen ist stets ein Eintrag in der Digitalen Unterschriftenkarte (DUK) erforderlich.

Pflege der Vertretungsregeln

Vertretungsregeln können an folgenden Stellen verwaltet werden:

• In der ELSE-Inbox
• In der App „Mein Eingang“ im Fiori Launchpad (für das Abwesenheitsmanagement)
• In der SRM-Aufgabenliste

Hinweis: Nachfolgend ist die Pflege in der ELSE-Inbox beschrieben.

Eigene Vertretungsregeln einsehen und bearbeiten

Zur Pflege der Vertretungsregeln

• melden Sie sich im SAP an,
• wechseln Sie in das Menü "ELSE" und dort in den Reiter "Inbox".
• Drücken Sie auf den Knopf "Vertretung" rechts oben über der Aufgabenliste.

Es werden zwei Tabellen angezeigt:

• oben: mit Ihren eigenen Vertretungsregeln (wer kann Ihre Aufgaben übernehmen?)
• unten: Vertretungsregeln anderer Benutzer:innen angezeigt (Wessen Aufgaben dürfen Sie übernehmen?).

In dieser Ansicht können Sie Vertretungsregeln anlegen, löschen, (de-)aktivieren oder Einspringen-Vertretungen übernehmen.

Vertretung für Kolleg:innen übernehmen

Hat eine andere Person Sie als ungeplante Vertretung (Art "Einspringen") benannt, können Sie in Ihrer ELSE-Inbox diese Vertretung an- und abschalten:

• Klicken Sie auf den Knopf "Vertretung" oberhalb der Aufgabenliste in der Inbox.
• Klicken Sie dann in der Tabelle "Vertretungsregeln anderer Benutzer" bei der entsprechenden Vertretungsregel auf "übernehmen" bzw. "Vertret. beenden".

Bei einer geplanten Vertretung (Art "Empfangen") werden alle Aufgaben im vorher festgelegten Zeitraum an Sie weitergeleitet, ohne dass noch eine zusätzliche Aktivierung der Vertretungsregel nötig wird.

Geplante und ungeplante Vertretung

Es gibt zwei Arten von Vertretungsregeln:

1. Geplante Vertretung ("Empfänger übernimmt meine Aufgaben", Empfangen-Vertretung): 
   die Aufgaben werden im angegebenen Zeitraum direkt in die Inbox der Vertretungsperson weitergeleitet. Diese Vertretungsregel eignet sich beispielsweise für die Urlaubszeit.
2. Ungeplante Vertretung ("Empfänger springt für mich ein", Einspringen-Vertretung):
   die Aufgaben werden nicht automatisch weitergeleitet. Ihr:e Vertreter:in hat aber die Möglichkeit die Weiterleitung in der eigenen Inbox bei Bedarf an- und auszuschalten. Der:die Vertreter:in drückt dafür in den Vertretungseinstellungen ihrer eigenen Inbox den Knopf "Übernehmen" in der Tabelle "Vertretungsregeln anderer Benutzer". Nur bei aktivierter Vertretungsregel sind die Aufgaben der verantwortlichen Person in der Inbox der:des Vertreter:in sichtbar.

Empfehlung: Bitte legen Sie für Ihre eigenen Aufgaben eine dauerhafte Vertretungsregel der Art "Einspringen" an. So können Ihre Aufgaben auch bei unerwarteter Abwesenheit (z. B. Krankheit) von einer Vertretung bearbeitet werden

Aufgabenarten

Über Aufgabenarten lässt sich genauer spezifizieren, für welche Aufgaben die Vertretungsregel gelten soll. Derzeit gibt es die folgenden Aufgabenarten:

• ELSE: Personalprozesse: Gilt für Drucken und Versenden der Einstellungsunterlagen, Prüfung internationaler Abschlüsse sowie Aufgaben im Dezernat Personal
• ELSE: Dekanatsaufgaben: Aufgaben, die für Dekan:innen u.ä. anfallen: Vetorecht und Freigabe der Tutorenmittel
• Alles (inkl. Abwesenheiten): Abwesenheiten freigeben, alle Aufgaben aus den Aufgabenarten ELSE: Personalprozesse und ELSE: Dekanatsaufgaben, SRM 2. Genehmigungsstufe

Berechtigungen

Eigene Vertretungen pflegen können alle Personen, die im SAP Berechtigungen für ELSE, SRM oder die App "Mein Eingang" im Fiori-Launchpad haben.

Sollte in Ausnahmefällen ein:e Aufgabenverantwortliche:r ohne SAP-Berechtigungen seine:ihre Aufgaben an ein:e Vertreter:in delegieren müssen, kann das ERP Support-Team die Vertretungsregel anlegen oder ändern. Dies wird durch eine persönliche, mit einem Nutzerzertifikat signierte E-Mail der für die Aufgaben verantwortilichen Person an erp@tu-dresden.de beauftragt.

Aufgabenverantwortlich für ELSE: Dekanatsaufgaben (Vetorecht, Freigabe der Tutorenmittel) sind die Dekan:innen, Fachrichtungssprecher:innen, Dezernent:innen, Leiter:innen von Zentralen (Wissenschaftlichen) Einrichtungen / Geschäftsbereichen u.ä. Die Daten dafür werden durch die Stabststelle "Personalstatistik, -planung, -bewirtschaftung, -IT (SAP HCM), Registratur" im Dezernat Personal aktualisiert. Wenden Sie sich bei Änderungen an personal.hcm@tu-dresden.de.