Installation und Konfiguration der Nextcloud-Desktop-App für Windows

Nutzung der Desktop-App

Der Status der Desktop-App findet sich als kleines Symbol in der Menüleiste des jeweiligen Betriebssystems. Ein Klick darauf zeigt den aktuellen Status der Synchronisation. Alle im Datashare gespeicherten Dateien können auch offline gespeichert, über den Windows Datei-Explorer geteilt und für andere ZIH-Accounts freigegeben oder gelöscht werden.

Mit einem Klick auf den Kontonamen oben links im Nextcloud-Programmfenster ist es möglich, das aktive Konto abzumelden, weitere Konten hinzuzufügen oder Konten zu löschen.

Ein Klick auf "Einstellungen" führt zur aktuellen Übersicht über den Status der Synchronisation und der Speicherkapazität. Über den Button "Ordner-Synchronisierung hinzufügen" können weitere zu synchronisierende Ordner erstellt werden. Dabei kann ebenfalls ausgewählt werden, welche Unterordner synchronisiert werden sollen. 

Auf diese Weise ist es möglich, Daten an unterschiedlichen Orten auf der Festplatte gesplittet zur Verfügung zu stellen.

Über die Buttons "Allgemein" und "Netzwerk" oben rechts im Fenster der Nextcloud-Einstellungen, können weitere Konfigurationen Ihrer Nextcloud-Anwendung festgelegt werden. 

Für langsamere Netzwerkanbindungen kann sich dabei die Begrenzung der Up- und Download-Bandbreite als nützlich erweisen, um nicht zu viel Datenverkehr zu erzeugen. 

Dateiansicht 

Die Dateiansicht erfolgt über den Windows Datei-Explorer. Unter dem vorher festgelegten Pfad finden Sie nun den Nextcloud-Ordner mit den von Ihnen ausgewählten Datashare-Unterordnern.

Über das Ordnersymbol oben rechts in der Nextcloud-Programmoberfläche können Sie direkt zum Datashare-Ordner springen. Der Button rechts daneben öffnet ein Drop-Down-Menü, welches Sie direkt in die Datashare-Webanwendung führt, z. B. über "Dateien" zur Ordnerübersicht im Datashare oder über "Aktivität" zur Übersicht über alle Aktivitäten. 

Anlegen und Hochladen von Dateien

Die Nutzung erfolgt über den Datei-Explorer von Windows. Dateien oder Ordner, die in das verknüpfte Verzeichnis kopiert wurden, werden automatisch mit Datashare synchronisiert und entsprechend markiert. Auch die Aktionen "Ausschneiden" und "Löschen" funktionieren wie gewohnt.

Ist die Synchronisation abgeschlossen, kommt folgende Symbolik zum Tragen:

1. Eine Wolke bedeutet, dass die Datei oder der Ordner virtuell verfügbar ist, also kein physischer Speicherplatz auf der Festplatte verbraucht wird. Die Dateien werden erst beim Verwenden heruntergeladen. Alternativ kann über die Aktion "Maus-Rechtsklick" ► "Nextcloud" ► "Im Browser öffnen" die Datei online geöffnet werden.

2. Ein grüner Haken bedeutet dabei, dass die Datei oder der Ordner auch lokal gespeichert ist. Dies ist von Vorteil, wenn offline gearbeitet werden soll.

Dabei ist es jederzeit möglich, Dateien und Ordner zum offline- oder virtuellen Speichern zu markieren, über "Maus-Rechtsklick" ► "Nextcloud" ► "Immer lokal verfügbar machen" bzw. "Maus-Rechtsklick" ► "Nextcloud" ► "Lokalen Speicherplatz freigeben".

Diese Zuweisung kann per "Rechtsklick" ► "Verfügbarkeit" auf die gewünschte Ressource alternativ auch über das Fenster der "Nextcloud-Einstellungen" vorgenommen werden, sofern es sich bei der Ressource um einen Ordner handelt.

Dateigrößen

Datashare erlaubt den Upload von Dateien bis 30 GB. Das Zeitlimit für das Hochladen einer Datei liegt bei 10 Stunden. Allerdings werden auch vom Betriebssystem Limits gesetzt. So können Sie z. B. mit 32Bit-Betriebssystemen keine Dateien größer als 2 GB verwalten.

Löschen und Wiederherstellen von Dateien

Das Löschen von Dateien erfolgt im Windows Datei-Explorer wie gewohnt über "Maus-Rechtsklick" ► "Löschen", oder über die "Entf"-Taste. Die gelöschten Dateien werden nur in den Papierkorb des Rechners verschoben, sofern diese lokal gespeichert waren. In jedem Fall werden gelöschte Dateien, egal ob lokal oder virtuell verfügbar, in den Datashare-Papierkorb verschoben. Über die Option "Gelöschte Dateien" unten auf der linken Bildschirmseite in der Web-Anwendung kann darauf zugegriffen und gelöschte Inhalte wiederhergestellt werden. Die Dateien werden für maximal 30 Tage und bis maximal zur halben Quota des Accounts im Papierkorb gehalten und bei Überschreitung eines der Limits endgültig gelöscht.

Teilen von Dateien oder Ordnern (auch passwortgeschützt)

Eine weitere wichtige Funktionalität von Datashare ist das Teilen von Dateien oder Ordnern mit anderen Personen. Sie können Dateien/Ordner mit einzelnen TUD-Angehörigen oder externen Nutzer:innen, aber auch mit einer Gruppe teilen und per Passwort schützen.

Mit einem Mausklick-Rechts auf die Datei, oder den Ordner, und anschließend "Nextcloud" ► "Freigabeoptionen", erscheint ein Menü, in dem stufenweise die Freigabe eingerichtet werden kann.

Die Person sieht die Freigabe dann im Datashare im Ordner "Shared". Eigens geteilte Inhalte können online im Browser unter dem Menüpunkt "Freigaben" auf der linken Bildschirmseite eingesehen werden.

Teilen mit TUD-Angehörigen

2. Festlegen von Zugriffsrechten: Es kann ausgewählt werden, ob die Person die Datei selber bearbeiten, eine neue Version erstellen, löschen und ihrerseits an weitere Personen teilen darf. Auf diese Weise kann beliebig vielen Personen Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner gegeben werden. Die Freigabe kann hier ebenso wieder aufgehoben werden.

3. In manchen Fällen ist eine zeitliche Beschränkung der Freigabe sinnvoll - für diesen Zweck können Sie optional ein Ablaufdatum setzen.

   

Teilen mit nicht-TUD-Angehörigen

Falls die Zielperson kein:e Angehörige:r der TU Dresden ist, kann die Freigabe über die Funktion "Link teilen" in den Freigabeoptionen erfolgen. Der Link kann über diverse Wege (z. B. per E-Mail) an die betreffende Person verschickt werden.

Einen Sonderfall stellt das Hochladen (Upload) von Dateien durch externe Personen (keine Angehörigen der TU Dresden) dar. Da Externe keinen ZIH-Login besitzen, erfolgt der Austausch/Upload über einen Ordner einer:eines TUD-Angehörigen. Diese TUD-Nutzer:innen sind damit auch rechtlich für die Daten der externen Personen verantwortlich.

Um eine Upload-Freigabe zu erstellen, sollte ein neuer Ordner angelegt werden. Bei den Freigabeoptionen für diesen Ordner erscheint eine die Option "Hochladen und Bearbeiten erlauben". Diese Funktion sollte nicht ohne Passwortschutz verwendet und das Passwort nicht auf demselben Weg wie der Link mitgeteilt werden (z. B. E-Mail für den Link, Telefon für das Passwort).

Klickt der:die andere Nutzer:in auf den Link, wird er:sie zunächst nach dem Passwort gefragt.

Im Anschluss erscheint der Inhalt des freigegebenen Datashare-Ordners mit der Möglichkeit, in diesem Bereich je nach Einstellungen bereits vorhandene Dateien herunter- und/oder neu hochzuladen. 

Konflikte beim gleichzeitigen Bearbeiten von Dateien

Die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien kann in der Datashare-Weboberfläche stattfinden.

Datashare unter Nutzung des Desktop-App ist nicht zum gleichzeitigen Bearbeiten von Dateien optimiert. Zwei Klienten (z. B. Laptop und PC oder zwei verschiedene Nutzende in einem gemeinsam genutzten Verzeichnis) synchronisieren Dateien über Datashare. Dann ändern die Nutzenden gleichzeitig dieselbe Datei auf ihrem lokalen System. Der erste Klient synchronisiert seine geänderte Datei anschließend mit dem Datashare-Server. Wenn der zweite Klient jetzt auch synchronisieren will, bemerkt er, dass die Datei auf dem Server nicht mehr die ursprüngliche Datei ist, die er vor der Änderung synchronisiert hatte. Deshalb legt er auf dem Server eine sogenannte Konflikt-Datei an: 'Dateiname_conflict-Datum' Diese Datei sieht nur der zweite Klient. Für die Auflösung des Konfliktes (z. B. Einfügung der Änderungen der zweiten in die erste Version der Datei) sind die Nutzenden zuständig.