Für die digitale Signatur der E-Mails wählen sie zuerst Ihr E-Mail-Konto in MS Outlook aus. Gehen Sie dann in der Startoberfläche im Menü oben links zunächst auf "Datei" und dann auf "Optionen".
Klicken Sie nun links im Menü auf "Trust Center" und dort auf "Einstellungen für das Trust Center".
Klicken Sie jetzt auf "Importieren/Exportieren".
Wählen Sie nun bei "Importdatei" via "Durchsuchen" Ihre Zertifikatsdatei aus und geben das Kennwort für diese ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit dem Klicken auf "OK".
Setzen Sie Häkchen bei den Optionen "Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln" und "Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen". Diese Einstellungen können Sie bei Bedarf beim Verfassen einer Nachricht anpassen. Klicken Sie nun auf "Einstellungen...".
Outlook verwendet standardmäßig den Hashalgorithmus "SHA1". Dieser Wert ist auf mindestens "SHA256" zu ändern. Der Verschlüsselungsalgorithmus muss "AES (256-bit)" lauten. Klicken Sie auf "OK".
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen im Trust Center erneut mit "OK". Ab jetzt können Sie Ihre E-Mails in Outlook digital signieren.
Wenn Sie nun eine neue E-Mail schreiben, wird diese standardmäßig signiert und verschlüsselt. Falls der Empfänger kein Zertifikat haben sollte, können Sie unter "Optionen" die Versandeinstellungen "Verschlüsseln" und/oder "Signieren" via Klick auf die jeweiligen Schaltflächen deaktivieren und die E-Mail unverschlüsselt senden.
Hinweis: Sollte beim Senden einer Nachricht unter Nutzung des neuen Zertifikates der Hinweis 'Verschlüsselungsprobleme' eingeblendet werden, senden Sie sich untereinander einmalig eine nur 'signierte' E-Mail.