Softphone - Hinweise zur Datenverwendung
Für den Dienst Telefonie gibt es eine Dienstvereinbarung mit dem Personalrat, die auch eine Verfahrensbeschreibung mit einer Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im TK-System als Anlage beinhaltet.
Grundsätzlich berücksichtigt diese Dienstvereinbarung alle am TK-System betriebenen Endgeräte, also auch das Softphone.
Cisco WebEx
Cisco WebEx ist ein Sammelbegriff der Firma Cisco Systems, Inc. für alle Kommunikationsdienste, die in der WebEx-Cloud angeboten werden. Die TU Dresden nutzt derzeit aktiv nur einen sehr kleinen Ausschnitt aus dem Gesamtangebot, die Anbindung des Software-Clients Cisco WebEx an die lokale Telefonanlage der TU Dresden.
Mit dem EU-U.S. Data Privacy Framework (kurz: EU-US DPF) hat die Europäische Kommission einen sektoralen Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA erlassen. Da Cisco im EU-US DPF gelistet ist, ist die Übermittlung von personenbezogenen Daten grundsätzlich zulässig. Cisco betreibt für deutsche Nutzer, also auch für die TUD, zwei Rechenzentren in der EU, primär in Frankfurt (M.) und sekundär in Amsterdam. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen bzw. gespeichert.
Für die Anbindung an den Telefondienst sowie das Firmenkontaktverzeichnis der TU Dresden (Server in den TU-Rechenzentren) müssen Daten an die WebEx-Cloud gesendet werden (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, TU-Rufnummer).
Die Anmeldung des Softphone-Clients erfolgt zweistufig. Im ersten Schritt melden Sie sich über die TU Dresden DFN-AAI (Shibboleth) an der Cisco WebEx-Cloud an, danach erfolgt die zweite Anmeldung mit ZIH-Login und Passwort an den Telefonie-Servern in der TU Dresden. Die Telefonie selbst (Signalisierung und Sprachdaten) erfolgt dann direkt verschlüsselt von Ihrem Endgerät über die TU-Telefonie-Server zum Gesprächspartner und nicht über die WebEx-Cloud.
Die Kontaktsuche im Softphone-Client greift sowohl auf die importierten Nutzendendaten der TUD als auch auf alle WebEx-Nutzenden-Konten zurück. Sie finden also ggfs. auch WebEx-Kontakte Ihrer externen Partner in Wissenschaft und Forschung. Legen Sie lokale Kontakte in Ihrem Client an, so werden diese mit all Ihren Clients (PC, Smartphone) synchronisiert, d.h. die Daten werden über die WebEx-Cloud synchronisiert (also verschlüsselt übertragen und gespeichert). Die Anbindung an das Outlook-Adressbuch zur Kontaktsuche erfolgt dagegen nur lokal auf dem Client-PC.
Nutzen Sie die von Cisco kostenfrei angebotenen Zusatzdienste (Presence, Chat und Basic-Meetings), die vom ZIH aktuell nicht aktiv unterbunden werden, so werden diese Daten natürlich auch über die Cloud übertragen und zwischenzeitlich gespeichert. Der Presence-Dienst ist in der Grundeinstellung der WebEx-Nutzenden bei Erstanmeldung deaktiviert und muss von Ihnen bei Bedarf in den Einstellungen aktiviert werden. Presence, Chat und Meetings haben keine Anbindung an TU Dienste wie Matrix oder Big Blue Button.