Eine Sprachmailbox/Voicemail (persönlicher Anrufbeantworter) steht nicht automatisch allen Rufnummern zur Verfügung, sondern muss über per E-Mail an den Service Desk freigeschaltet werden. Dazu sind Rufnummer und zugeordnetes ZIH-Login mitzuteilen. Vorher ist der Abschnitt "Sprachmailbox" im Softphone ohne Funktion.

Ersteinrichtung

Wurde für Ihre Telefonnummer eine Sprachmailbox beantragt und vom ZIH eingerichtet, so ist eine Erstinstallation zwingend von Ihrem dienstlichen Telefon (Softphone) aus erforderlich. Die Erstregistrierungsroutine ist zwingend vor der ersten Nutzung einmal vollständig durchzuführen. Als Erstinstallations-PIN ist die "12345" voreingestellt, die Sie im Laufe der Erstregistrierungsroutine ändern müssen. Bitte beachten Sie, dass nach Ablauf einer Frist von zwei Monaten ohne erfolgte Erstinstallation und PIN-Änderung Ihre Voicemail-Box auch aus Sicherheitsgründen vom ZIH wieder deaktiviert wird.

Die Einstellungen der Voicemail-Box erreichen Sie über den Menüpunkt "Sprachmailbox". Durch Klick auf das Telefonhörer-Icon rufen Sie die Voicemail-Box an.

Erklärender Screenshot zur vorangegangenen Beschreibung — Screenshot CISCO WebEx: Sprachmailbox anrufen

Klappen Sie zur Eingabe im aktiven Gespräch mit der Sprachmailbox die Tastatur aus.

Geben Sie nun Folgendes über die Telefontastatur ein und sprechen Sie Ansagen auf:

Eingabe der voreingestellten PIN 12345 und #
Aufzeichnung Ihres Namens (andernfalls wird die Rufnummer per Sprachsynthese dem Anrufer eingespielt) # (Bestätigung mit #)
Aufzeichnung der Standardbegrüßung (alternativ Einspielung einer vorgegebenen Standardbegrüßung)
- 1 für Neuaufzeichnung #
- # für Beibehaltung der Standardbegrüßung
Neueingabe Ihrer PIN (2-mal) mindestens 4-stellig (Hilfe mit 0)
Änderung Ihres Verzeichnisstatus (Anrufer können nach Ihrem Namen oder Rufnummer im Voicemail-Verzeichnis suchen - standardmäßig ist die Eintragung deaktiviert) (Hilfe mit 0)
- mit 1 Status ändern (Aufnahme in den Verzeichnisdienst)
- mit # nicht ändern
Der Abschluss der Erstinstallation wird vom System mit der Ansage "Ihre Registrierung ist beendet." bestätigt.

Sie können nun mit dem roten Knopf das Gespräch beenden.

Setzen der Umleitung auf die Sprachmailbox

Um Anrufe auf die Sprachmailbox umzuleiten, müssen Sie in den Anrufeinstellungen die Umleitung setzen. Klicken Sie dazu unten links auf die "Anrufeinstellungen".

Wählen Sie aus der Liste unter "Rufumleitung" die "Sprachmailbox" aus.

Die eingerichtete Umleitung erkennen Sie an dem grünen Telefonhörer-Symbol mit Pfeil.

Feinere Umleitungseinstellungen (bei besetzt, nach Zeit etc.) können Sie über das Cisco Benutzer-Portal vornehmen.

Abhören eingegangener Nachrichten

Sind Nachrichten auf Ihrer Sprachmailbox aufgesprochen worden, erkennen Sie das an der Zahl am Menüpunkt "Sprachmailbox".

Klicken Sie auf den Menüpunkt "Sprachmailbox" und wählen Sie die neue Nachricht aus. Sie bekommen Absender und Uhrzeit des Nachrichteneingangs angezeigt und können über das Wiedergabe-Symbol (Dreieck) die Nachricht anhören.

Sie können jederzeit die Nachricht pausieren, zurück spulen etc. und am Ende die Nachricht auch löschen.

Bedienung der Sprachmailbox per Webschnittstelle

Alternativ erreichen Sie die Sprachmailbox auch über folgende Webseite
https://cuc1.voip.tu-dresden.de/inbox/
und landen initial im Posteingang Ihrer Voicemail-Box.
Über den Reiter "Einstellungen" startet ein weiteres Fenster für die Einstellungen Ihrer Voicemail-Box.

Umstellung der Voicemail-Box von Anrufbeantworter- auf Hinweisfunktion

Sie können Ihre Voicemailbox auch von der standardmäßig voreingestellten Anrufbeantworterfunktion in die Hinweisfunktion umstellen.
Damit hat der Anrufer nur die Möglichkeit, Ihre Begrüßungsansage anzuhören, kann jedoch keine Nachricht hinterlassen.
Dazu nutzen Sie bitte unter dem Abschnitt Begrüßungen die Alternativansage.
Für diese können Sie eine eigene Begrüßungsansage aufsprechen.
Wird die Alternativansage aktiviert, sind alle anderen Ansagen deaktiviert.