Die Bereitstellung eines Faxanschlusses erfolgt nur noch in begründeten Ausnahmefällen, wenn externe Sachzwänge dies erfordern und aus datenschutzrechtlicher Sicht der Versand über FAX zulässig ist. Dazu ist die Zustimmung des Datenschutzbeauftragten einzuholen.
Der Datenschutzbeauftragte rät, auf die verschlüsselte Kommunikation mit Dritten per Secure-Mail-Dienst bzw. mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails S/MIME (DFN-PKI) zu setzen.
Für in Ausnahmefällen erforderlichen Empfang oder Versand von Faxdokumenten kann auf den Hauspostdienst (dienstliche Faxe) der Zentralen Poststelle zurückgegriffen werden.

Sachlage:
Der Fax-Service war im Zeitalter der analogen und ISDN-Telefontechnik mit Datenschutz und Informationssicherheit vereinbar, da die Ende-zu-Ende-Absicherung über den dedizierten Telefonkanal gewährleistet wurde. Fax war Stand der Technik und wurde insbesondere deshalb gern genutzt, da über diesen Weg eine einfache Empfangsbestätigung der Nachricht gewährleistet werden konnte. Die zunehmende Digitalisierung und gemeinsame Nutzung des IP-Netzes auch für die Telekommunikation (Sprachdienst und Fax) sowohl im Provider- als auch im Firmenumfeld machen den Faxdienst heute zu einem sicherheitstechnisch problematischen Dienst.  
Das Sachgebiet Informationssicherheit rät deshalb bereits seit längerem, auf die verschlüsselte Kommunikation mit Dritten per Secure-Mail-Dienst bzw. mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails S/MIME (DFN-PKI) zu setzen. 
Dazu kann die Scan-Funktion der über die Zentrale Verwaltung beziehbaren Mietdrucker/Kopierer verwendet werden. 
Alternativ ist auch die Bereitstellung von Dokumenten im Datashare der TU Dresden möglich.