Die Bereitstellung eines Faxanschlusses erfolgt nur noch in begründeten Ausnahmefällen, wenn externe Sachzwänge dies erfordern und aus datenschutzrechtlicher Sicht der Versand über FAX zulässig ist. Dazu ist die Zustimmung des Datenschutzbeauftragten einzuholen.
Der Datenschutzbeauftragte rät, auf die verschlüsselte Kommunikation mit Dritten per Secure-Mail-Dienst bzw. mittels Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails S/MIME (DFN-PKI) zu setzen.