Die maximal erlaubte Größe einer E-Mail an der TU Dresden ist auf 30 MB beschränkt. Dies gilt für den Versand und den Empfang. Dieser Wert wurde vom ZIH nach Sichtung der Größenangaben der großen Mailprovider, die meistens bis zu 25 MB erlauben, sowie anderer Universitäten festgelegt und von den zuständigen Gremien der Universität bestätigt. Eine Erhöhung ist nicht sinnvoll, da wir größere E-Mails nicht an Anbieter mit geringerem Limit zustellen können. Sinnvoller ist somit eine Verweigerung zu großer E-Mails gleich beim Einlieferungsversuch unserer Nutzer:innen.
Durch die für das Medium E-Mail technische notwendige Kodierung vergrößert sich jeder Anhang um ca. ein Drittel, sodass bei der derzeit zulässigen Maximalgröße von 30 MB insgesamt maximal 21 MB (Netto-Dateigröße) angehangen werden können.
Dateianhänge können Schadsoftware enthalten, weshalb vor dem Öffnen besondere Vorsicht erforderlich ist. Grundsätzlich sollte ein Dateianhang nur dann geöffnet werden, wenn die E-Mail von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt. Wenn eine erhaltene E-Mail signiert und verschlüsselt ist, können Sie zumindest sicher sein, dass die angegebene Person Ihnen geschrieben hat.
Folgende Dateien werden als Anhänge einer unverschlüsselten E-Mail von unserem System aus Sicherheitsgründen nicht akzeptiert:
verschlüsselte Archive (z. B. passwortgeschützte Dateien in den Formaten .zip, .rar, .tar)
Microsoft Office-Dateien, die Makros enthalten
OneNote-Dateien (.one, .onepkg)
Abhilfe:
Möglichkeit 1: Ablage der Datei auf Datashare und Verschicken des Links zur Datei
Möglichkeit 2: Verschlüsseln und Signieren der Nachricht mit S/MIME
Die SAB stellt neue Excel-Vorlagen bereit, die keine Makros mehr enthalten. TU-Beschäftigte mögen bitte Ihren zuständigen Kontakt bei der SAB um Zusendung einer Vorlage im "neuen Format" bitten.
Die SAB bereitet eine generell überarbeitete Lösung zur Datenübermittlung vor (z.B. "sicheres" Portal zum Upload).
Kontakt SAB: servicecenter@sab.sachsen.de
Im Unterschied zur TU Dresden verwendet die SAB ein sogenannten Domain-Zertifikat, d.h. ein Zertifikat für alle Beschäftigten der SAB. Um dieses verwenden zu können, muss für den konkreten Empfänger bei der SAB im eigenen Outlook ein Kontakt angelegt werden.
Zu diesem Kontakt muss das Domain-Zertifikat importiert werden. Das Domain-Zertifikat ist in der Signatur jeder aus der SAB empfangenen E-Mail enthalten. Es wird extrahiert ("Klick auf Siegelsymbol der E-Mail") und anschließend in den gewünschten Kontakt importiert. Das Versenden einer verschlüsselten Mail an einen Empfänger bei der SAB sollte so funktionieren.
Häufig kommt es dabei aber zu praktischen Problemen, weil der E-Mail-Client dieses Zertifikat nicht richtig erkennt. Das liegt am seitens der SAB verwendeten technischen Verfahren, auf das die TU Dresden keinen Einfluss hat. Bei solchen Problemen bietet die SAB ein alternatives Verfahren, bei dem die E-Mail an die SAB über ein Webportal eingeliefert wird.
Im Anhang befindet sich die ausführliche Dokumentation der SAB "Sicherer Austausch von E-Mails mit der SAB_Fassung_2015.pdf"
Die SAB hat darüber hinaus nunmehr die Konfiguration ihres Mailservers so ausgestaltet, dass automatisch an jeden Empfänger an der TU Dresden eine verschlüsselte E-Mail versandt werden kann, der ein DFN-PKI Zertifikat besitzt.
Für größere Datenmengen empfehlen wir die Nutzung eines passenderen Mediums. Üblicherweise erhalten Sie über den genutzten Dienst einen Zugangslink, den Sie ggf. zusammen mit einem Passwort per E-Mail an die Empfangsseite senden. Diese ist dann in der Lage, sich die Daten jederzeit herunterzuladen. Gleichzeitig wird der Speicherplatz des Mail-Postfachs geschont. Verfügbare Dienste sind bspw.: