Der Versand von E-Mails für den Account/-Vertragsablauf erfolgt, sobald ein ZIH-Account das Ablaufdatum eines Vertrages erreicht hat. Ein Vertrag ist eine Zuweisung am ZIH-Account welcher den ZIH-Account eine Daseinsberechtigung gibt. Hier werden folgende Typen unterschieden:

• Mitarbeitervertrag
• Studentenvertrag
• Gastvertrag
• Vertrag externer Einrichtungen (SLUB, DIU, DIAS ...)

Hat ein Vertrag das Ablaufdatum erreicht, so werden weitere 14 Tage Kulanz und Handlungszeit gewährt. In den 14 Tagen werden drei Benachrichtungsmails versendet, die sich nach folgendem Intervall richten:

• (42 Tage vor Ablauf) - experimentell und nur bei Gästen
• 12 Tage vor Ablauf
• 10 Tage vor Ablauf
• 7 Tage vor Ablauf

Der persönliche Besitzer (Identität) eines ZIH-Accounts wird eine Ablaufmail nur erhalten, sofern es der letzte Vertrag ist der nun ausläuft. Mit dem letzten Vertrag erlischt die Daseinsberechtigung des jeweiligen ZIH-Accounts, sodass dieser nach den 14 Tagen in den Status inaktiv gesetzt wird.
Bei einem Gastvertrag wird immer der jeweilige Manager benachrichtigt, welcher für den Vertrag verantwortlich ist.